Manajemen Proyek Konsep dan Implementasi
Siklus Hidup proyek
Setiap
tahap dalam sebuah proyek memiliki karakteristik dalam hal pengembangan produk.
Pengembangan produk biasanya dilakukan
dengan menerapkan siklus hidup produk. Siklus hidup produk meliputi beberapa
tahapan sebagai berikut :
1. Riset
dan Pengembangan (R&D)
Tahap
penelitian pasar akan produk yang diinginkan oleh pasar, pembuatan produk,
pembuatan model dan desain.
2. Pengenalan
ke Pasar
Tahap
dimana mulai dilempar kepasar, melihat bagaimana tanggapan pasar akan produk
baru yang dimunculkan.
3. Tumbuh
Tahap
dimana mulai meningkatnya minat konsumen terhadap produk baru yang dimunculkan.
4. Matang
Tahap
dimana jumlah penjualan sudah mencapai maksimal dan sulit untuk dinaikkan lagi.
5. Penurunan
Tahap
dimana jumlah penjualan mengalami penurunan (deteorasi).
6. Mati
Tahap terakhir
dimana produk sudah tidak diminati lagi oleh konsumen dan tidak diproduksi
lagi.
Dengan
mengetahui tahapan diatas kita dapat memasarkan produk yang akan kita
kembangkan secara maksimal dan efisien.
Setiap
proyek biasanya akan melewati tahap-tahap yang mempunyai pola yang dinamakan
siklus hidup proyek. Secara garis besar siklus hidup proyek dibagi menjadi :
1. Tahap
Konsepsi
·
Inisiasi proyek
Titik
dimana suatu ide tentang proyek terlahir.
·
Analisis kelayakan proyek
Proses
investigasi terhadap masalah dan mengembangkan solusi agar diketahui apakah
penyelesaian masalah tersebut menguntungkan dalam segi ekonomi dan bermanfaat.
2. Tahap
Perencanaan
Tahap
perencanaan yang meliputi :
·
Jadwal
Kapan
hasil proyek dapat diserahkan. Berdasarkan pada struktur pemecahan (work
breakdown) dan meliputi tahapan proyek secara garis besar.
·
Anggaran
Penjelasan mengenai
biaya yang akan dikeluarkan.
·
Sumber Daya
Perencanaan
sumber daya manusia dan sumber daya yang lainnya.
·
Risiko
Menganalisa
resiko yang akan muncul pada saat proyek akan dijalankan.
·
Staffing
Merencanakan
sususan staff yang akan bertanggung jawab selama proyek dijalankan.
3. Tahap
Eksekusi
Tahap
dimana pengambilan keputusan lebih banyak dibandingkan campur tangan user.
Tahapan ini meliputi:
·
Laporan Status
·
Perubahan
·
Kualitas
·
Forecasts
4. Tahap
Operasi
Tahap
dimana kontraktor dianggap telah selesai dan user mulai mengoperasikan proyek
tersebut. Tahapan ini meliputi :
·
Training Kustomer
·
Transfer Dokumen
·
Penugasan kembali Staff
·
Lesson Learned
Organisasi
Proyek
Jika suatu perusahaan berhasil maka
akan berkembang, menambah sumber daya dan orang, lalu mengembangkan struktur
organisasinya. Beberapa dasar penyusunan struktur organisasi, yakni :
1. Berdasarkan
Produk
Pembagian
organisasi produk menjadi beberapa divisi seperti General Motor, General Food
dan General Electronic.
2. Berdasarkan
Lokasi
Pembagian
organisasi berdasarkan regional seperti Jawa Timur, Asia dan lain-lain.
3. Berdasarkan
Proses
Pembagian
organisasi berdasarkan pembuatan produk seperti departemen pengecoran,
pengelasan dan finishing.
4. Berdasarkan
Pelanggan
Pembagian
divisi produk berdasarkan pelayanan terhadap konsumen seperti untuk dewasa dan
anak-anak.
5. Berdasarkan
Fungsi
Pembagian organisasi
berdasarkan fungsi-fungsi.
Dari segi fungsional
organisasi proyek memiliki kelebihan sebagai berikut :
- Adanya fleksibilitas yang tinggi dalam penggunaan staff/karyawan.
- Orang-orang dengan keahlian tertentu dapat ditugaskan di beberapa proyek yang berbeda.
- Orang-orang dengan keahlian yang berbeda dikelompokkan dalam satu group untuk berbagi pengalaman dalam pemecahan masalah.
- Divisi fungsional yang bersangkutan bisa menjadi basis untuk kelangsungan teknologi ketika para personel keluar dari proyek atau organisasi induk.
- Divisi fungsional memiliki jalur-jalur untuk mereka yang memiliki keahlian tertentu sehingga proyek bisa menjadi ajang untuk menunjukkan prestasi dan bisa mempengaruhi perkembangan karir dalam organisasi.
Keterbatasan/kekurangan dari struktur organisasi proyek
ini adalah :
- Klien tidakmenjadi perhatian utama dari aktivitas didalam proyek.
- Divisi fungsional cenderung berorientasi pada aktivitas khusus yang sesuai dengan fungsinya.
- Tidak ada individu yang diberi tanggung jawab penuh dalam mengurus proyek.
- Motivasi orang yang ditugaskan ke proyek cenderung lemah.
- Penyusunan proyek seperti ini tidak akan memberikan pendekatan yang holistik terhadap proyek sehingga secara teknis proyek tidak akan dapat dikerjakan dengan baik tanpa totalitas.
Tim proyek
Tim proyek
adalah semua personil yang tergabung dalam organisasi pengelola proyek
tersebut. Terbagi menjadi dua personil yaitu personil fungsional dari
organisasi induk dan personil yang menjadi inti dari tim dimana setiap personil
memiliki peran dan tanggung jawab atas kelangsungan dan kelancaran proyek yang
sedang berjalan.
